INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

AI SENSI DELL’ART. 13 REGOLAMENTO UE 2016/679 “GDPR”

Emergenza sanitaria Covid-19 – Prenotazione visite/videochiamate online

ORPEA ITALIA S.p.A., con sede in Via San Donato 97, 10144 Torino (di seguito “ORPEA”) si impegna a tutelare e proteggere costantemente i dati personali forniti dalle persone che entrano in contatto con la Società, nonché il loro diritto a ricevere informazioni chiare e trasparenti per un esercizio consapevole dei diritti loro spettanti per legge.

Nel rispetto delle disposizioni di cui all’art. 13 del Regolamento CE n. 679 (GDPR) del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati (di seguito il “Regolamento”) la presente Informativa è volta ad illustrare la policy adottata da parte di ORPEA in materia di protezione dei dati personali nell’ambito della gestione delle richieste di contatto pervenute mediante il proprio Sito Internet ai fini di prenotazione, secondo modalità alternativa alla telefonata presso la reception della Struttura ospitante, delle visite ai propri Cari, conseguentemente alla soppressione delle stesse in funzione del contenimento e gestione dell’emergenza epidemiologica da COVID-19 (D.L. n. 6/2020 e successivi D.P.C.M. e Ordinanze Regionali) e successiva graduale riapertura delle medesime (linee di indirizzo regionali), nonché delle videochiamate ai propri Cari quale strumento alternativo alle visite in Struttura, sorto a causa della soppressione delle stesse e ora mantenuto quale ulteriore possibilità di contatto con gli Ospiti; tale Informativa rende noto pertanto:

  • chi è il Titolare del trattamento e chi è il Responsabile per la Protezione dei Dati (DPO)
  • le categorie dei dati personali trattati acquisiti mediante il form della piattaforma
  • le finalità, la base giuridica e le modalità del trattamento dei predetti dati
  • l’obbligatorietà del conferimento dei predetti dati
  • i soggetti autorizzati al trattamento dei predetti dati
  • i soggetti destinatari dei predetti dati
  • il periodo di conservazione dei predetti dati
  • i diritti dell’interessato

Il trattamento dei dati personali pervenuti a ORPEA mediante la compilazione del form della piattaforma avviene nel rispetto delle disposizioni di cui al Regolamento Europeo 2016/679 (GDPR) e degli obblighi di riservatezza che ispirano l’attività stessa di ORPEA.

I dati personali trasmessi dall’interessato sono trattati in modo lecito, corretto e trasparente. Questi vengono inseriti nel form (e dunque trasmessi) direttamente dall’interessato, a seguito di ricezione sul proprio indirizzo email, rilasciato prima o al momento in cui il proprio Caro viene accolto presso la Struttura, di messaggio di posta elettronica (contenente link alla piattaforma) atto alla creazione di username e password, da parte della Società fornitrice della piattaforma stessa.

ORPEA garantisce altresì il proprio impegno costante ad assicurarne:

  • l’esattezza, adottando misure per cancellare o rettificare tempestivamente dati inesatti
  • la conservazione sicura e protetta e per un periodo di tempo non superiore a quello necessario per gli scopi del trattamento

ORPEA ha attuato idonee misure di informazione dei dipendenti e collaboratori in merito all’impegno alla riservatezza e alla necessità di garantire un adeguato obbligo legale di riservatezza.

ORPEA si avvale inoltre soltanto di collaboratori esterni (quali ad esempio, a titolo non esaustivo: consulenti della comunicazione digitale, Società fornitrice della piattaforma da Lei adoperata, Società di assistenza al sistema informatico, …) che dichiarano di rispettare la normativa vigente in materia di trattamento dei dati personali, e che sono quindi nominati Responsabili esterni del trattamento dei dati (dati che trattano per conto di ORPEA, con modalità e finalità stabilite da ORPEA).

IL TITOLARE DEL TRATTAMENTO E IL RESPONSABILE PER LA PROTEZIONE DATI 

Il Titolare dell’attività di trattamento è ORPEA ITALIA S.p.A..

Di seguito si riportano i dati di contatto del Titolare: [email protected].

Il Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) è contattabile al seguente indirizzo di posta elettronica: [email protected].

LE CATEGORIE DEI DATI PERSONALI TRATTATI

I dati personali trattati sono:

  • dati anagrafici identificativi: nome e cognome dell’utente, nome, cognome e numero di camera del Residente cui si intende effettuare la visita
  • dati di login: username e password
  • dati di contatto: indirizzo email dell’utente

LE FINALITA’ DEL TRATTAMENTO

In ottemperanza ai provvedimenti legislativi (D.L. n. 6/2020 e successivi D.P.C.M. e Ordinanze Regionali) adottati per fronteggiare l’emergenza epidemiologica da COVID-19 e tutelare la salute individuale dei propri Ospiti, soprattutto in considerazione della loro particolare fragilità, le società afferenti al Gruppo ORPEA hanno vietato l’ingresso nelle Strutture da parte di Familiari, Caregivers, eventuali Tutori degli Ospiti, prevedendo tuttavia modalità alternative di contatto,
tra cui le videochiamate, tra questi e i Residenti. Successivamente, conformemente alle linee di indirizzo regionali, è stata prevista la graduale ripresa, secondo specifiche direttive, delle visite presso le Strutture.

Ciò premesso ORPEA, al fine di garantire la progressiva ripresa in sicurezza delle visite, attenendosi all’onere di programmazione e prenotazione delle stesse ha pertanto previsto la presente piattaforma al fine di:

  • consentire all’utente della piattaforma di poter prenotare una visita (nonché una videochiamata) al proprio Caro presso la Struttura nella quale questo è ospitato, scongiurando così il rischio di intasamento delle linee telefoniche dedicate, previo consenso dell’interessato al trattamento dei dati lui richiesti

LA BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO

Il trattamento dei dati personali forniti mediante la compilazione spontanea del form della piattaforma viene svolto da ORPEA in modo lecito ai sensi dell’art. 6 paragrafo 1 lettera a) GDPR (“l’interessato ha espresso il consenso al trattamento dei propri dati personali per una o più specifiche finalità”).

L’OBBLIGATORIETA’ DELLA COMUNICAZIONE DEI PROPRI DATI

Il conferimento dei dati mediante la compilazione dei campi presenti nel form della piattaforma è facoltativo e basato sul consenso, ed un suo eventuale rifiuto al trattamento non comprometterebbe la prosecuzione del rapporto o la congruità del trattamento stesso.

La mancata comunicazione dei dati richiesti nei campi presenti nel form comporta tuttavia l’impossibilità di attuare la prenotazione della visita/della videochiamata secondo la modalità online; resta inteso, comunque, che rimarrà possibile la modalità della prenotazione attraverso telefonata alla reception della Struttura.

LE MODALITA’ DI TRATTAMENTO DEI DATI 

I dati personali sono trattati con strumenti prevalentemente informatizzati.

Specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.

IL PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI

La durata di conservazione dei dati è limitata al tempo strettamente necessario per conseguire le finalità per le quali essi sono trattati, nel rispetto degli obblighi di legge e per il tramite di misure tecnologiche ed organizzative adeguate.

I dati personali saranno conservati per un periodo massimo di 14 giorni a partire dal loro inserimento nella piattaforma, eccezion fatta per le credenziali generate dal fornitore al fine dell’utilizzo della stessa, che saranno invece valide fino al e non oltre il periodo di cessazione della previsione della modalità online di prenotazione delle visite/delle videochiamate.

I SOGGETTI AUTORIZZATI AL TRATTAMENTO DEI DATI

I dati potranno essere trattati dalle seguenti categorie di incaricati e/o Responsabili:

  • direzione aziendale e management
  • personale amministrativo incaricato addetto alla gestione delle prenotazioni
  • addetti alla manutenzione dei sistemi informatici a cui sono conferiti i compiti di garantire la funzionalità dei sistemi, la sicurezza dei dati e le operazioni di backup
  • altro personale dipendente nei limiti degli incarichi ricevuti e di quanto previsto dalle procedure aziendali ed altri soggetti esterni (ditte e consulenti, agenzie corrispondenti, ove necessario anche all’estero, nominati all’uopo Responsabili) che forniscono servizi per finalità ausiliarie alla richiesta di prenotazione delle visite/delle videochiamate online, nei limiti strettamente necessari per svolgere i propri compiti

I DESTINATARI DEI DATI 

I dati personali potranno essere comunicati o resi disponibili:

  • alla Direzione Generale ORPEA Italia ed alla Direzione Generale Groupe ORPEA, per motivi relativi al controllo di gestione del gruppo imprenditoriale, oppure per motivi attinenti al controllo della qualità dell’operato delle Strutture e/o dei servizi facenti capo al Gruppo al solo fine di verificare l’adeguatezza della tracciabilità effettuata e la corretta applicazione delle procedure operative in atto
  • a soggetti che possono accedere ai dati in forza di disposizione di legge, di Regolamento o di normativa comunitaria, nei limiti previsti da tali norme
  • ad altri soggetti terzi che forniscono servizi per finalità connesse al soddisfacimento della richiesta, nei limiti strettamente necessari per svolgere i compiti loro conferiti
  • alla Società appartenente al Gruppo ORPEA a cui la Struttura in cui è ospitato il proprio Caro fa capo
  • a fornitori terzi che coadiuvano e forniscono supporto ad ORPEA nell’erogazione e/o gestione dei servizi

Tutte le comunicazioni sopra descritte sono limitate ai soli dati necessari al soggetto destinatario per l’espletamento dei propri compiti e/o per il raggiungimento dei fini connessi alla comunicazione stessa.

In nessun caso i dati personali saranno diffusi.

I dati personali acquisiti da parte di ORPEA possono essere conservati/trasferiti presso destinatari situati all’esterno dell’Unione Europea, per esclusiva finalità di supporto informatico.

I DIRITTI DELL’INTERESSATO

L’interessato ha il diritto di chiedere, in qualunque momento, le informazioni relative ai suoi dati personali, ed in particolare può esercitare il:

  • diritto di accesso ai dati e alle informazioni, come previsto dall’art. 15 del Regolamento
  • diritto di rettifica o di cancellazione dei dati, secondo quanto statuito dagli artt. 16 e 17 del Regolamento
  • diritto di richiedere la limitazione del trattamento nei casi previsti dall’art. 18 del Regolamento nonché la portabilità dei propri dati, nei casi previsti dall’art. 20 del Regolamento
  • diritto di non essere sottoposto ad una decisione che includa una misura che sia basata unicamente sul trattamento automatizzato (compresa la profilazione), che produca effetti giuridici che La riguardano o che incida in modo analogo significativamente sulla Sua persona, secondo quanto statuito dall’art. 22 del Regolamento
  • diritto di revocare, in qualsiasi momento, il consenso già rilasciato, senza così pregiudicare la liceità del trattamento effettuata prima della revoca del consenso stesso, come previsto dall’art. 13 del Regolamento
  • diritto di gestione post mortem dei diritti suesposti, come previsto dall’art. 2 terdecies del Codice Privacy

Se l’interessato desidera esercitare i propri diritti e/o ricevere le informazioni che lo riguardano, dovrà quindi indirizzare la propria richiesta per posta a: ORPEA Italia S.p.A. – PRIVACY, via Carlo Angela 1, 10077 San Maurizio Canavese (TO), oppure tramite email da inviarsi al seguente indirizzo di posta elettronica: [email protected], specificando la richiesta e fornendo le informazioni necessarie alla sua identificazione (allegando copia del documento di identità). ORPEA riscontrerà la richiesta entro il termine di 1 (uno) mese dalla data di ricezione della richiesta stessa.

L’interessato ha sempre diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo competente (Garante per la Protezione dei Dati Personali), ai sensi dell’art. 77 del Regolamento, qualora ritenga che il trattamento dei suoi dati sia contrario alla normativa in vigore.